PENGENALAN MICROSOFT EXCEL
Microsoft Excel merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja) yang biasa digunakan untuk membuat tabel dan menyajikan data dalam bentuk grafik. Dengan Microsoft Excel kita dapat mengolah data (biasanya numeric) walaupun datanya dalam skala besar. Karena Microsoft Excel tergabung dengan Microsoft Office, maka sebagian perintah maupun shortcut yang ada di Microsoft Word juga dapat digunakan di Mocrosoft Excel.
Microsoft Excel dalam satu file dapat menampung lebih dari satu lembar kerja (sheet), dan dengan ini maka Excel dinamakan workbook. Satu sheet Microsoft Excel terdiri atas lebih dari 256 kolom (A … IV dst) dan lebih dari 65536 baris. Perpotongan antara sebuah kolom dengan sebuah baris dinamakan dengan sel (cell). Letak sel (cell) yang sedang aktif ditandai dengan sebuah kotak segi empat berwarna hitam yang dinamakan dengan sel penunjuk (pointer cell).
- Menjelajah
Lembar Kerja Microsoft Excel 2007
Untuk menjelajah
lembar kerja (sheet), pindahkan sel pointer dengan menggunakan tombol-tombol
berikut:
¯
:
ke bawah satu sel
®
:
ke kiri satu sel
¬
:
ke kanan satu sel
PageUp :
satu layar ke atas
PageDown : satu layar ke bawah
Ctrl + Home : ke sel A1
Ctrl + PageUp : ke sheet sebelumnya
Ctrl + PageDown : ke sheet berikutnya
F5 : ke
sel tertentu
Selain
menggunakan fungsi keyboard seperti diatas, kita juga dapat menggunakan mouse.
Caranya dengan mengklik cell yang ingin dituju.
- Data
Dalam Excel
Data dalam Excel
dapat dibedakan menjadi dua, yakni:
§ Data biasa (tidak akan dimanipulasi).
Data biasa dimasukkan ke dalam lembar kerja tanpa diawali dengan apapun,
§ Data rumus (formula yang menggunakan
fungsi). Data rumus harus dimulai dengan =
Selain rumus,
kita juga dapat menggunakan fungsi-fungsi bawaan (built in) yang disediakan
Microsoft Excel. Beberapa fungsi statistik yang sering digunakan antara lain:
=SUM (Range) : menjumlahkan. Bisa juga
menggunakan icon AutoSum (å)
=AVERAGE (Range) : mencari nilai rata-rata
=MAX (Range) : mencari nilai tertinggi
=MIN (Range) : mencari nilai terendah
=COUNT (Range) : menghitung cacah data (jumlah
record)
Pembagian data
dalam Excel juga dapat dibedakan atas:
·
Data
relative, merupakan data yang akan berubah alamat selnya apabila dicopykan.
·
Data
absolute, merupakan data yang alamat selnya tetap apabila dicopykan.
Contoh:
=A1+$B1: sel A
relative, sedangkan sel B1 absolut pada kolom B.
=C$2*$D$3 : sel
C2 absolut pada baris 2, sel D3 absolut pada kolom D dan baris 3.
- Penanganan
Error
Apabila dalam
pemasukan data terdapat kesalahan-kesalahan, kita dapat melakukan koreksi
(edit). Perbaikan yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
·
Menghapus ketikan yang salah dengan menekan
tombol Del atau Delete.
·
Ketikan yang salah itu bisa berupa 1 sel saja
atau kumpulan dari beberapa sel (blok range).
·
Menimpa/mengganti (over write) sel yang salah
dengan data yang benar.
·
Mengedit isi sel dengan tombol F2 atau klik isi sel pada Formula Bar.
- Penggabungan
sel (cell)
Untuk menggabungkan
dua atau lebih sel menjadi satu, caranya adalah dengan memblok sel yang akan
digabungkan, kemudian pilih Merge Cells.
Untuk klik sekali akan menjalankan perintah Merge Cells, sedangkan jika klik dua kali maka akan menjalankan
perintah Unmerge Cells.
- Mengatur
Alignment
Untuk mengatur
alignment pada cell dapat digunakan cara, klik atau blok sel yang akan diatur,
klik kanan lalu pilih Format Cells.
Dapat juga dengan
cara klik atau blok sel yang akan diatur pastikan ada di menu Home, pilih submenu Format dan klik Format
Cells. Setelah itu kita akan masuk tab alignment. Untuk perataan secara
vertical, gunakan Vertical. Jika
menginginkan teks yang berada dalam sel dengan posisi bertingkat, kita dapat
memberikan tanda centang (Ö)
pada Wrap Text.
- Membuat Penomoran Otomatis
Untuk membuat
penomoran otomatis, ketikkan dulu angka 1 dan 2 atau yang berurutan, di sel
yang berbeda. Setelah itu blok dua sel tersebut, perhatikan pada bagian kanan
bawah, sampai ada tanda + kemudian tarik ke bawah dan kita akan mendapatkan
penomoran secara otomatis sampai jumlah yang diinginkan.
- Menambahkan Border pada Tabel
Untuk menambahkan
border pada sel, silahkan blok pada sel yang akan diberi border, setelah itu
pilih border yang sesuai.
- Mengatur tinggi baris dan lebar kolom
Untuk mengatur
tinggi baris, blok pada baris yang akan diatur, klik kanan lalu pilih Row height.
Demikian juga
untuk mengatur lebar kolom, blok
terlebih dahulu kemudian pilih Column
Width. Atur lebar kolom sesuai dengan yang diinginkan.
- Menambahkan
baris atau kolom
Untuk menambahkan
baris atau kolom, klik pada baris atau kolom yang ingin ditambahkan kemudian
pilih Insert.
- Menggunakan rumus-rumus fungsi Logika
Untuk menggunakan
rumus di Excel, harus diawali tanda sama
dengan (=) terlebih dahulu.
a.
Rumus SUM
SUM digunakan
untuk menjumlah bilangan dari suatu sel ke sel tertentu.
Contoh:
=SUM(B1:B10)
Artinya:
menjumlahkan bilangan-bilangan yang ada di sel B1 sampai dengan B10.
b.
Rumus AVERAGE
AVERAGE digunakan
untuk mencari rata-rata dari suatu sel ke sel tertentu.
Contoh:
=AVERAGE(B1:B10)
Artinya: mencari
rata-rata bilangan-bilangan yang ada di sel B1 sampai dengan B10.
c.
Rumus MAX
MAX digunakan
untuk mencari nilai tertinggi dari bilangan-bilangan yang berada pada rentang
sel tertentu.
Contoh: =MAX(B1:B10)
Artinya: mencari
nilai tertinggi dari sel B1 sampai dengan B10.
d.
Rumus MIN
MIN digunakan
untuk mencari nilai terendah dari bilangan-bilangan yang berada pada rentang
sel tertentu.
Contoh:
=MIN(B1:B10)
Artinya: mencari
nilai terendah dari sel B1 sampai dengan B10.
e.
Rumus IF
IF digunakan untuk
menampilakan sebuah hasil dengan syarat tertentu.
Format rumus IF
adalah =IF(logical_test;value_if_true;value_if_false)
Contoh:
=IF(nilai>=70,”Lulus”,”Tidak Lulus”)
Artinya: jika
nilai yang dihasilkan lebih dari atau sama dengan 70, maka akan ditampilkan
Lulus, sedangkan jika nilai yang dihasilkan kurang dari 70 atau selain lebih
dari atau sama dengan 70, maka akan ditampilkan Tidak Lulus.
- Fungsi String
Fungsi String adalah
fungsi untuk melakukan manipulasi data karakter / string. String sendiri
merupakan kumpulan karakter, angka, kombinasi huruf dan angka.
Adapun fungsi
string yang dikenal dalam Microsoft Excel adalah:
FUNGSI
|
KETERANGAN
|
LEFT (string;n)
|
Digunakan untuk mengambil n karakter dari sebelah kiri string
|
RIGHT (string;n)
|
Digunakan untuk mengambil n karakter dari sebelah kanan string
|
MID (string;n)
|
Digunakan untuk mengambil karakter mulai dari posisi ke-m sebanyak n
karakter
|
- Grafik
Grafik merupakan
bentuk penyajian lain dari data sehingga akan mudah dimengerti ketika seseorang
menganalisa suatu data. Selain dalam bentuk tabel, laporan juga dapat disajikan
dalam bentuk grafik. Grafik pada Excel dapat disajikan dalam banyak bentuk
dengan sudut elevasi dan perputaran yang dapat kita atur sesuai dengan
kebutuhan. Dan langkah-langkah untuk pembuatan tabel, yaitu dengan cara memblok
tabel atau sel yang ingin dibuat grafik, lalu klik menu Insert – Chart.
- Pengurutan
data
Excel memberikan
kemudahan dalam pengurutan data. Pengurutan data merupakan penyusunan data
berdasarkan kunci tertentu secara menaik (A – Z, 0 – 9) atau Ascending. Dan dapat pula secara
menurun (Z – A, 9 – 0) atau Descending.
Untuk mengurutkan data secara tepat, blok data yang akan diurutkan lalu klik icon
untuk melakukan pengurutan data secara menaik (ascending) dan klik icon untuk
melakukan pengurutan data secara menurun (descending). Cara lainnya adalah
dengan menggunakan menu yakni Data –
Sort.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar