Kamis, 07 Februari 2013

MICROSOFT EXCEL 2007

PENGENALAN MICROSOFT EXCEL
Microsoft Excel merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja) yang biasa digunakan untuk membuat tabel dan menyajikan data dalam bentuk grafik. Dengan Microsoft Excel kita dapat mengolah data (biasanya numeric) walaupun datanya dalam skala besar. Karena Microsoft Excel tergabung dengan Microsoft Office, maka sebagian perintah maupun shortcut yang ada di Microsoft Word juga dapat digunakan di Mocrosoft Excel. Microsoft Excel dalam satu file dapat menampung lebih dari satu lembar kerja (sheet), dan dengan ini maka Excel dinamakan workbook. Satu sheet Microsoft Excel terdiri atas lebih dari 256 kolom (A … IV dst) dan lebih dari 65536 baris. Perpotongan antara sebuah kolom dengan sebuah baris dinamakan dengan sel (cell). Letak sel (cell) yang sedang aktif ditandai dengan sebuah kotak segi empat berwarna hitam yang dinamakan dengan sel penunjuk (pointer cell).
 



 
  1. Menjelajah Lembar Kerja Microsoft Excel 2007
Untuk menjelajah lembar kerja (sheet), pindahkan sel pointer dengan menggunakan tombol-tombol berikut:
¯                                               : ke bawah satu sel
®                                            : ke kiri satu sel
¬                                            : ke kanan satu sel
PageUp                                 : satu layar ke atas
PageDown                          : satu layar ke bawah
Ctrl + Home                        : ke sel A1
Ctrl + PageUp                     : ke sheet sebelumnya
Ctrl + PageDown               : ke sheet berikutnya
F5                                        : ke sel tertentu
 
Selain menggunakan fungsi keyboard seperti diatas, kita juga dapat menggunakan mouse. Caranya dengan mengklik cell yang ingin dituju.
 
  1. Data Dalam Excel
Data dalam Excel dapat dibedakan menjadi dua, yakni:
§  Data biasa (tidak akan dimanipulasi). Data biasa dimasukkan ke dalam lembar kerja tanpa diawali dengan apapun,
§  Data rumus (formula yang menggunakan fungsi). Data rumus harus dimulai dengan =
 
Selain rumus, kita juga dapat menggunakan fungsi-fungsi bawaan (built in) yang disediakan Microsoft Excel. Beberapa fungsi statistik yang sering digunakan antara lain:
=SUM (Range)                   : menjumlahkan. Bisa juga menggunakan icon AutoSum (å)
=AVERAGE (Range)         : mencari nilai rata-rata
=MAX (Range)                   : mencari nilai tertinggi
=MIN (Range)                    : mencari nilai terendah
=COUNT (Range)              : menghitung cacah data (jumlah record)
 
Pembagian data dalam Excel juga dapat dibedakan atas:
·         Data relative, merupakan data yang akan berubah alamat selnya apabila dicopykan.
·         Data absolute, merupakan data yang alamat selnya tetap apabila dicopykan.
 
Contoh:
=A1+$B1: sel A relative, sedangkan sel B1 absolut pada kolom B.
=C$2*$D$3 : sel C2 absolut pada baris 2, sel D3 absolut pada kolom D dan baris 3.
 
  1. Penanganan Error
Apabila dalam pemasukan data terdapat kesalahan-kesalahan, kita dapat melakukan koreksi (edit). Perbaikan yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
·         Menghapus ketikan yang salah dengan menekan tombol Del atau Delete.
·         Ketikan yang salah itu bisa berupa 1 sel saja atau kumpulan dari beberapa sel (blok range).
·         Menimpa/mengganti (over write) sel yang salah dengan data yang benar.
·         Mengedit isi sel dengan tombol F2 atau klik isi sel pada Formula Bar.
 
  1. Penggabungan sel (cell)
Untuk menggabungkan dua atau lebih sel menjadi satu, caranya adalah dengan memblok sel yang akan digabungkan, kemudian pilih Merge Cells. Untuk klik sekali akan menjalankan perintah Merge Cells, sedangkan jika klik dua kali maka akan menjalankan perintah Unmerge Cells.
 
  1. Mengatur Alignment
Untuk mengatur alignment pada cell dapat digunakan cara, klik atau blok sel yang akan diatur, klik kanan lalu pilih Format Cells.
 
Dapat juga dengan cara klik atau blok sel yang akan diatur pastikan ada di menu Home, pilih submenu Format dan klik Format Cells. Setelah itu kita akan masuk tab alignment. Untuk perataan secara vertical, gunakan Vertical. Jika menginginkan teks yang berada dalam sel dengan posisi bertingkat, kita dapat memberikan tanda centang (Ö) pada Wrap Text.
 
  1. Membuat Penomoran Otomatis
Untuk membuat penomoran otomatis, ketikkan dulu angka 1 dan 2 atau yang berurutan, di sel yang berbeda. Setelah itu blok dua sel tersebut, perhatikan pada bagian kanan bawah, sampai ada tanda + kemudian tarik ke bawah dan kita akan mendapatkan penomoran secara otomatis sampai jumlah yang diinginkan.
 
  1. Menambahkan Border pada Tabel
Untuk menambahkan border pada sel, silahkan blok pada sel yang akan diberi border, setelah itu pilih border yang sesuai.
 
  1. Mengatur tinggi baris dan lebar kolom
Untuk mengatur tinggi baris, blok pada baris yang akan diatur, klik kanan lalu pilih Row height.
Demikian juga untuk mengatur lebar kolom, blok  terlebih dahulu kemudian pilih Column Width. Atur lebar kolom sesuai dengan yang diinginkan.
 
  1. Menambahkan baris atau kolom
Untuk menambahkan baris atau kolom, klik pada baris atau kolom yang ingin ditambahkan kemudian pilih Insert.
 
  1. Menggunakan rumus-rumus fungsi Logika
Untuk menggunakan rumus di Excel, harus diawali tanda sama dengan (=) terlebih dahulu.
a.       Rumus SUM
SUM digunakan untuk menjumlah bilangan dari suatu sel ke sel tertentu.
Contoh: =SUM(B1:B10)
Artinya: menjumlahkan bilangan-bilangan yang ada di sel B1 sampai dengan B10.
b.      Rumus AVERAGE
AVERAGE digunakan untuk mencari rata-rata dari suatu sel ke sel tertentu.
Contoh: =AVERAGE(B1:B10)
Artinya: mencari rata-rata bilangan-bilangan yang ada di sel B1 sampai dengan B10.
c.       Rumus MAX
MAX digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari bilangan-bilangan yang berada pada rentang sel tertentu.
Contoh: =MAX(B1:B10)
Artinya: mencari nilai tertinggi dari sel B1 sampai dengan B10.
d.      Rumus MIN
MIN digunakan untuk mencari nilai terendah dari bilangan-bilangan yang berada pada rentang sel tertentu.
Contoh: =MIN(B1:B10)
Artinya: mencari nilai terendah dari sel B1 sampai dengan B10.
e.      Rumus IF
IF digunakan untuk menampilakan sebuah hasil dengan syarat tertentu.
Format rumus IF adalah =IF(logical_test;value_if_true;value_if_false)
Contoh: =IF(nilai>=70,”Lulus”,”Tidak Lulus”)
Artinya: jika nilai yang dihasilkan lebih dari atau sama dengan 70, maka akan ditampilkan Lulus, sedangkan jika nilai yang dihasilkan kurang dari 70 atau selain lebih dari atau sama dengan 70, maka akan ditampilkan Tidak Lulus.
 
  1. Fungsi String
Fungsi String adalah fungsi untuk melakukan manipulasi data karakter / string. String sendiri merupakan kumpulan karakter, angka, kombinasi huruf dan angka.
Adapun fungsi string yang dikenal dalam Microsoft Excel adalah:

FUNGSI

KETERANGAN

LEFT (string;n)

Digunakan untuk mengambil n karakter dari sebelah kiri string

RIGHT (string;n)

Digunakan untuk mengambil n karakter dari sebelah kanan string

MID (string;n)

Digunakan untuk mengambil karakter mulai dari posisi ke-m sebanyak n karakter
 
  1. Grafik
Grafik merupakan bentuk penyajian lain dari data sehingga akan mudah dimengerti ketika seseorang menganalisa suatu data. Selain dalam bentuk tabel, laporan juga dapat disajikan dalam bentuk grafik. Grafik pada Excel dapat disajikan dalam banyak bentuk dengan sudut elevasi dan perputaran yang dapat kita atur sesuai dengan kebutuhan. Dan langkah-langkah untuk pembuatan tabel, yaitu dengan cara memblok tabel atau sel yang ingin dibuat grafik, lalu klik menu Insert – Chart.
 
  1. Pengurutan data
Excel memberikan kemudahan dalam pengurutan data. Pengurutan data merupakan penyusunan data berdasarkan kunci tertentu secara menaik (A – Z, 0 – 9) atau Ascending. Dan dapat pula secara menurun (Z – A, 9 – 0) atau Descending. Untuk mengurutkan data secara tepat, blok data yang akan diurutkan lalu klik icon untuk melakukan pengurutan data secara menaik (ascending) dan klik icon untuk melakukan pengurutan data secara menurun (descending). Cara lainnya adalah dengan menggunakan menu yakni Data – Sort.


Tidak ada komentar:

Posting Komentar